Regeln für Bagatellbeschaffungen

Nach § 14 UVgO besteht die Möglichkeit, Leistungen bis zu einem vom Bund oder vom Land vorgegebenen Auftragshöchstwert, der ggf. von der Kommunen noch nach unten korrigiert werden kann, unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens „direkt“ zu beschaffen. Neben dem haushaltsrechtlichen Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sieht § 14 UVgO vor, dass der Auftraggeber zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln soll.

Keine Vergabeverfahren

Die systematische Stellung des Direktauftrags am Ende des Unterschabschnitts 1 der Unterschwellenvergabeordnung und dadurch, dass er nicht § 8 Abs. 1 UVgO erwähnt wird, zeigt, dass es sich beim Direktauftrag nicht um ein „Vergabeverfahren“ handelt.

Wertgrenzen für Direktaufträge

Die Wertgrenze von 1.000 € in § 14 UVgO wurde zwischenzeitlich bei Bund und in den Bundesländern erheblich, z. T auf bis zu 100.000 € angehoben. Die höheren Wertgrenzen sind teilweise befristet, z. B.  bis 31.12.2027.

Schätzung des Auftragswertes

Bei der Festlegung des Auftragswertes ist zu beachten, dass sich vergaberechtliche Wertgrenzen auf Beträge ohne Umsatzsteuer, aber einschließlich etwaiger Optionen und Vertragsverlängerungen beziehen. Unter Beachtung dieser Regeln können selbst Rahmenverträge als Direktaufträge abgeschlossen werden.

Ob eine Wertgrenze erreicht oder überschritten wird richtet sich nach den Schätzregeln des § 3 der Vergabeverordnung; d. h. maßgebend ist der Auftragswert „gleichartiger“ Dienstleistungen für ein Jahr oder für die Laufzeit eines Vertrags. Ein „splitten“ dieses Höchstwerts ist verboten. D. h. für vergleichbare Beschaffungen kann dieser Höchstbetrag nur einmal im Jahr in Anspruch genommen werden.

Die Gleichartigkeit der Leistung bezieht sich dabei auf die haushaltsrechtliche Zuständigkeit einer Beschaffungsstelle. So ist z. B. eine Kommune grundsätzlich als Einheit zu sehen mit der Folge, dass die Wertgrenze für gleichartige Beschaffungen nur einmal jährlich in Anspruch genommen werden darf. Wird dagegen die haushaltsrechtliche Ermächtigung zur Beschaffung abschließend auf bestimmte Teilbereiche einer Kommune verlagert, gilt eine Wertgrenze für die jeweilige Teileinheit (z. B. Bauhof, Grünflächenamt, Feuerwehr). Diese Konstruktion ist allerdings selten, meistens nur in Großstädten, anzutreffen, wenn die Zuständigkeit des 1. Bürgermeisters/ Gemeinderats generell und ohne jede Beschränkung an die Teileinheit abgegeben wird.

Was gilt auch bei Direktaufträgen

Vor Einholung eines „Direktangebotes“ ist – wie bei allen Beschaffungen der öffentlichen Hand – eine Schätzung des Auftragswertes im Rahmen der Marktkenntnisse bzw. einer Markterkundung notwendig, um festzustellen ob

• der (jeweilige) EU – Schwellenwert (derzeit für Liefer- und Dienstleistungen allgemein 216.000 € ohne Mehrwertsteuer) erreicht oder überschritten wird,
• mit Angeboten über der Wertgrenze zu rechnen ist, die national als förmliche Verfahren abzuwickeln sind.

Liegt ein Angebot tatsächlich über der vorgegebenen Wertgrenze darf kein Direktauftrag mehr erteilt werden.

Stückelungsverbot

Die Beschaffungsstelle darf Aufträge nicht mit dem Ziel aufspalten, eine Überschreitung der Wertgrenze für ‚Direktaufträge zu vermeiden.

Binnenmarktrelevanz – gilt auf bei Direktaufträgen

Anhaltspunkt für eine „Binnenmarktrelevanz“ einer Beschaffung, also das Interesse eines Unternehmers in einem anderen Land der EU an dem Auftrag, ist

• ein geschätzter Auftragswert von 10 v. H. des (jeweiligen) Schwellenwertes von derzeit 216 000 Euro (ohne Umsatzsteuer),
• eine Entfernung des Ortes der Leistungserbringung bis zu 200 km zur nächsten EU-Binnenmarktgrenze

Wird Binnenmarktrelevanz angenommen, ist eine entsprechende ex-ante-Transparenz z. B, durch eine Vorab-Publikation in relevanten Medien, in Beschaffungsportalen bzw. im Internetportal des Auftraggebers notwendig.

Erhalten inländische Unternehmer aufgrund einer solchen Veröffentlichung Kenntnis von einer beabsichtigen Beschaffung, können auch diese ihr Interesse an der Aufforderung zur Angebotsabgabe anmelden.

Das Verfahren: Kein förmlicher Ausschluss von Angeboten

Da der Direktauftag kein Vergabeverfahren ist findet auch kein förmlicher Ausschluss eines Angebots statt, wenn das Direktangebot z. B. von der Direktanfrage (Aufforderung zur Abgabe eines Angebots) abweicht. Vielmehr ist die Beschaffungsstelle dann gehalten im Verhandlungsweg Konsens anzustreben.

Unternehmer sollten sich aber trotzdem bei der Abgabe eines Direktangebots an die Anfrage der Beschaffungsstelle halten und ggf. Unklarheiten vor Abgabe des Angebots abklären.

Wenn auch nicht förmlich vorgeschrieben, können die Auftraggeber von den Unternehmern gebeten werden, die Gründe für die Ablehnung des Angebots mitzuteilen.

Verhandlungen: Jederzeit, umfassend und uneingeschränkt

Verhandlungen dürfen bei Direktaufträgen unter Beachtung des Transparenzge- und des Diskriminierungsverbotes jederzeit, umfassend und uneingeschränkt geführt werden. Fristen dürfen beliebig verlängert werden.

Abweichung von Direktauftrag und Direktangebot

Weicht der Direktauftrag der Beschaffungsstelle vom Direktangebot des Unternehmers ab, stellt dies vertragsrechtlich die Ablehnung des Direktangebots, verbunden mit einem neuen Vertragsangebot dar. In diesem Fall ist eine konkrete und rechtsverbindliche Annahme dieses abgeänderten Angebots durch den Auftragnehmer notwendig.

Was für die Unternehmer von Bedeutung ist

Für die Unternehmer ist es wichtig, dass auch bei Direktaufträgen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Beschaffung unter Beachtung der Regeln der Nichtdiskriminierung eingehalten werden. Insbesondere sollte auf einen regelmäßigen Bieterwechsel geachtet werden.

Hans Schaller, Dipl. Verwaltungswirt